BeautyAce

Bürosoftware für Mary Kay Schönheitsberaterinnen und Direktorinnen

Home
News
Funktionsübersicht
Beautyace-App
Anleitungen
Artikellisten
Referenzen
Demoversion
Preise
Updates
FAQ
Adressetiketten
Tipps&Tricks
Serienbriefe
Drucksachen
Steuertipps
Security
Online Support
Kontakt

BeautyAce-App

Mit der BeautyAce-App, haben Sie alle wichtigen BeautyAce-Daten immer dabei in Ihrem Smartphone oder auch in Ihrem Tablet-PC. Zu den wichtigen Daten gehören:

bullet

Partnerliste der aktiven Partner, mit Telefonnummern, E-Mail-Adresse, wichtige Daten wie z.B. Anrede, Kundensaldo, Geburtstag usw. Selbstverständlich alle Kontakte mit allen Produktverkäufen, aber auch geplante Aktivitäten oder schon. durchgeführte Aktivitäten.

bullet

ToDo-Liste

bullet

Gratulationsliste

bullet

Offene Rechnungen

bullet

Warenliste mit allen aktiven Artikeln, sowie der Anzahl der aktuell vorrätigen Produkte. D.h. Sie wissen auch wenn Sie unterwegs sind, ob Sie ein bestimmtes Produkt gerade auf Lager haben oder es ggf. bestellen müssen.

bullet

Gebuchte Schulungen

Mit der BeautyAce-App können Sie also auch unterwegs oder in Ihrem Wohnzimmer mit Ihrem Tablet-PC bestimmte Büroarbeiten erledigen wie z.B.:

bulleteffektiv bei Anrufen Ihre Kundinnen beraten
bulletoffene Rechnungen prüfen, ggf. Zahlungserinnerungen schreiben
bulletToDo-Liste bearbeiten
bulletKundinnen oder Teammitglieder z. Geburtstag oder anderen Jubiläum gratulieren
bulletIn der BeautyAce-App können Sie neue Kontakte und Aktivitäten erfassen. Diese Änderungen werden beim nächsten Start von BeautyAce automatisch übernommen.

Selbst wenn Sie keine Büroarbeiten erledigen wollen, wird Ihnen allein schon die Partnerliste hilfreich sein, denn Sie haben mit der BeautyAce-App immer jede Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse aus BeautyAce mit dabei.

Die folgende Skizze veranschaulicht die Datenbereitstellung für die BeautyAce-App. In Schritt 1 werden die BeautyAce-Daten aus BeautyAce heraus verschlüsselt auf einem Cloud-Server (www.f-tabs.de von Ralph Wickert) gespeichert (Internetverbindung erforderlich). Ihr Smartphone liest in Schritt 2 die Daten vom Server, entschlüsselt die Daten und zeigt sie auf dem Smartphone an. Sie sehen, dass BeautyAce auf dem Rechner bei Ihnen zu Hause ruhig ausgeschaltet sein kann, Ihre BeautyAce-App kann trotzdem Ihre Daten anzeigen, und zwar immer die zum Stand der letzten Aktualisierung (Schritt 1).

D.h., wenn Sie mit der Beautyace-App arbeiten wollen, sollten Sie die Daten regelmäßig auf dem Server aktualisieren. Da das verschlüsseln und Speichern der BeautyAce-Daten insbesondere bei großen Datenbeständen sehr lange dauern kann, gibt es die Option nach dem Speichern der Daten den Rechner automatisch herunter zu fahren. So können Sie die Aktualisierung z.B. abends oder wenn Sie das Haus verlassen wollen durchführen. Sie brauchen in diesem Fall die Aktualisierung nur anzustoßen, Beautyace fährt nach Fertigstellung der Datenbereitstellung Ihren Computer selbstständig herunter.

Um die Daten auf dem Server zu Speichern klicken Sie im Menü auf Extras und dann auf BeautyAce-App oder einfach direkt auf die Schaltfläche . Daraufhin öffnet sich das folgende Fenster:

Sie können in diesem Fenster nur ihr Passwort eingeben oder ändern, sowie die Sortierung vorgeben. Um die Daten auf dem Server zu Speichern klicken Sie auf die Schaltfläche OK oder OK&Herunterfahren. Letzter fährt wie oben beschrieben den Computer nach Speicherung der Daten herunter. Beachten Sie, dass die Datenbereitstellung für die BeautyAce-App (Schritt 1 in der obigen Skizze) mehrere Minuten in Anspruch nimmt. Ich empfehle Ihnen sich anzugewöhnen, die Aktualisierung abends durchzuführen und dabei die den Computer mit BeautyAce herunter zu fahren. So haben Sie jeden Tag aktuelle Daten für etwaige Fälle auf Ihrem Smartphone parat.

Möchten Sie die Beautyace-App nicht mehr nutzen, können Sie Ihre Daten vom Server löschen, betätigen Sie dafür die Schaltfläche Beautyace-App-Daten auf dem f-tabs-Server löschen.

Installation der BeautyAce-App

Um die Beautyace-App zu installieren, starten sie auf ihrem mobilen Endgerät den Internetbrowser und geben die im Fenster abgebildete Internetadresse ein: https://www.f-tabs.de/ba/beautyace.htm.

Sie erhalten folgende Anzeige:

Geben Sie die in BeautyAce angezeigten Zugangsdaten (ID und Passwort) ein und tippen Sie auf OK. Daraufhin erscheint quasi die Startseite der BeautyAce-App. Die Zugangsdaten werden auf Ihrem mobilen Gerät gespeichert, so dass beim nächsten Mal die Startseite direkt erscheint.

Nun speichern Sie die akuelle Internetaddresse auf dem Home-Bildschirm Ihres Smartphone oder Tablet-PC!

Das Speichern der Seite/Internetadresse auf dem Home-Bildschirm Ihres Smartphone funktionert je nach System und Modell etwas anders - ggf. müssen Sie die Hilfe Ihres Smartphones zu Rate ziehen. Beim I-Phone tippen Sie z.B. auf das folgende Symbol: und anschließend auf Zum Home-Bildschirm. Auf einem Android-Smartphone müssen Sie i.d.R. erst die Seite als Lesezeichen speichern. Im zweiten Schritt tippen Sie länger dann irgendwo auf dem Home-Bildschirm, solange bis ein Menü erscheint. Dort wählen Sie Verknüpfung hinzufügen und fügen das Lesezeichen hinzu.

 

Nutzung der BeautyAce-App

Geschafft, die BeautyAce-App ist installiert und bereit zur Nutzung, Sie haben nun das folgende Icon auf dem Home-Bildschirm Ihres mobilen Endgerätes:

Dieses Symbol brauchen Sie zukünftig nur antippen, um das oben dargestellte Startseite zu kommen. Dort tippen Sie auf Menue und erhalten:

Üblicherweise werden Sie Partnerliste, ToDo-Liste, Gratulationstermine, Offene Rechnungen, Warenbestand, oder Gebuchte Schulungen wählen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit mit Startseite direkt zur Startseite zurück zu springen und mit Zugangsdaten auf das Loginfenster (siehe oben). Mit Neustart laden Sie die BeautyAce noch mal komplett neu (eigentlich nur dann erforderlich, wenn die BeautyAce-App nicht wunschgemäß funktioniert - hilft auch das nicht, müssen Sie ggf. den Cache des Browsers löschen).

Wenn Sie z.B. Partnerliste ausgewählt haben, wird die Partnerliste vom Server geladen. Sie können durch die Partnerliste scrollen. Bei vielen Partner ist das ein sehr aufwändiges Unterfangen, nutzen Sie besser die integrierte Suchfunktion (Filter items), um einen Partner zu finden (siehe nachfolgende Abbildung) Hier reichen i.d.R. nur einige Buchstaben des Vor- oder Nachnamens aus, um den gewünschten Partner "nach vorne" zu bringen.

Mit ToDo-Liste, Gratulationstermine und Gebuchte Schulungen erhalten Sie analog die gleichnamigen Listen aus BeautyAce. Gleiches gilt für Offene Rechnungen (siehe nachfolgende Abbildung).

Die Warenliste enthält alle verfügbaren Artikel. In dem kleinen Kreis auf der rechten Seite wird der bei Ihnen vorhandene Lagerbestand angezeigt (im nachfolgenden Beispiel immer 0). Auch hier empfiehlt sich bei der Suche eines Artikels nicht durch die Liste zu scrollen, sondern statt dessen die Suchfunktion zu nutzen.

In allen oben angesprochenen Listen mit Ausnahme der Warenliste können Sie jede Zeile antippen, dann werden die Daten des jeweiligen Partners (Kundin) nachgeladen. Die folgenden 3 Bilder veranschaulichen die Präsentation dieser Partnerdaten:

 

Die ersten 7 Zeilen der Partnerübersicht sind mit Funktionen belegt:

  1. Festnetzanschluss
    Tippen auf diese Zeile ruft den Festnetzanschluss der Kundin an.

  2. Mobilnummer
    Tippen auf diese Zeile ruft die Kundin auf ihrem Mobilfunkanschluss an.

  3. E-Mail-Adresse
    Tippen auf diese Zeile wechselt in das E-Maileingabefenster, wo Sie eine E-Mail an Ihre Kundin senden können.

  4. Adresse
    Tippen auf diese Zeile wechselt in den Google Routenplaner.

  5. E-Mail-Notiz
    Hier können Sie Notizen zu Kundinnen mobil erfassen. Diese Notizen werden Ihnen als E-Mail zugesandt, so dass Sie sie dann zu Hause bei Bedarf in BeautyAce übertragen können (siehe nachfolgendes Bild). Sie brauchen die Notiz nur inhaltlich erfassen, den Namen der Kundin fügt die BeautyAce-App automatisch in den Betreff ein.

  6. Neuen Kontakt erfassen
    Den Kontakt, den Sie hier erfassen, wird beim nächsten Start von BeautyAce auf Ihrem Computer übernommen.

  7. Neue Aktivität erfassen
    Die Aktivität, die Sie hier erfassen, wird beim nächsten Start von BeautyAce auf Ihrem Computer übernommen. Das Wiedervorlagedatum wählen mittels der Buttons -1, +1, +7 und +30.

 

Erledigte Aktivitäten und Gratulationstermine löschen

Aktivitäten und Gratulationstermine löschen Sie durch antippen des Buttons Löschen.

Die ToDo- und Gratulationsliste wird dabei nicht automatisch neu geladen (um den Datenverbrauch zu minimieren). An Stelle dessen wird folgendes zuoberst eingeblendet:

So wird die Liste erst dann geladen, wenn Sie auf Liste aktualisieren tippen oder die Beauty-App neu starten.